Als Vorgesetzter ist Kommunikation ein Schlüsselfaktor für den Erfolg des Teams und der Organisation. Nicht ohne Grund existiert das alte Sprichwort: „Der Fisch fängt immer am Kopf an zu stinken.“ Es unterstreicht die zentrale Rolle, die Führungskräfte bei der Gestaltung eines positiven Arbeitsumfelds spielen. Somit macht die Art und Weise, wie mit Mitarbeitern interagiert wird, maßgeblich einen Unterschied. Der Unterschied liegt zwischen einem harmonischen und somit produktiven Arbeitsumfeld oder einer Atmosphäre der Frustration und Missverständnissen.
In diesem Beitrag werden verschiedene Aspekte der Kommunikation als Vorgesetzter beleuchtet. Darunter die Reaktion auf Krankmeldungen, den Umgang mit gerissenen Deadlines, Unpünktlichkeit und die Kunst der konstruktiven Kritik.
Reaktion auf Krankmeldungen:
Krankmeldungen passieren – Punkt. Ebenso werden Krankentage der Mitarbeiter mit hoher Wahrscheinlichkeit den Arbeitsfluss beeinträchtigen. Wenn einem diese Punkte klar sind, kann auf die Krankheit des Mitarbeiters ohne Emotionen und somit sachlich eingegangen werden. Als Vorgesetzter ist es nämlich wichtig, auf Krankmeldungen mit Verständnis und Empathie zu reagieren. Gleichzeitig werden die Auswirkungen auf das Team berücksichtigt. Statt der kranken Person die Frustration über die Lage zu verdeutlichen, erkundigt man sich im Krankheitsfall lieber nach dem Wohlbefinden des Mitarbeiters.
Das Gespräch über den potenziellen Ausfall eines Mitarbeiters sucht man hingegen am besten noch bevor er das erste Mal krank wird. So kann gemeinsam eine Lösung gefunden werden, die Probleme des Ausfalls zu minimieren, um so den Mitarbeiter mental zu entlasten und seine Rolle wertzuschätzen. Durch diese Vorgespräche und die Verteilung der Aufgaben im Krankheitsfall an andere Mitarbeiter, hält man nicht nur den Betrieb aufrecht, während der Mitarbeiter sich erholt, sondern schätzt ihn auch als wertvollen Teil des Ganzen.
Gerissene Deadlines:
Wenn ein Mitarbeiter eine Deadline verpasst, ist es wichtig, die Gründe dafür zu verstehen, bevor man wahrscheinlich emotional falsch reagiert. Möglicherweise gab es unvorhergesehene Hindernisse oder der Mitarbeiter hat die Prioritäten falsch gesetzt. Anstatt sofortige Bestrafungen zu verhängen, ist es dem Arbeitsklima nützlicher, wenn diese Gelegenheit genutzt wird, um zu kommunizieren. Die Frage nach den Herausforderungen, mit denen der Mitarbeiter konfrontiert war, bietet auf der einen Seite Unterstützung an, um zukünftige Verzögerungen zu vermeiden und auf der anderen Seite signalisiert sie die Bedeutung von Verantwortlichkeit & Planung. So werden Mitarbeiter nicht eingeschüchtert und man erfährt im besten Fall noch rechtzeitig, wenn Arbeit zu viel wird.
Unpünktlichkeit:
Unpünktlichkeit kann nicht nur den Zeitplan stören, sondern auch das Arbeitsklima belasten. Als Vorgesetzter ist es wichtig, klare Erwartungen bezüglich der Pünktlichkeit zu kommunizieren und die Konsequenzen für wiederholtes Zuspätkommen deutlich zu machen. Gleichzeitig sollte auch hier dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben werden, die Gründe für seine Unpünktlichkeit zu erklären, um gemeinsam nach Lösungen suchen zu können. Dies könnte die Anpassung des Zeitplans, die Bereitstellung von Ressourcen oder die Identifizierung von externen Faktoren umfassen, die die Pünktlichkeit beeinträchtigen.
Ein gutes Beispiel dafür findet sich schnell, ein Mitarbeiter, welcher gleichzeitig ein Elternteil ist, kollidiert regelmäßig mit den Arbeitszeiten und den Öffnungszeiten seiner Kita. Der Mitarbeiter wird wahrscheinlich, wenn das Arbeitsklima nicht passt, auch nicht den wahren Grund seines Zuspätkommens, nämlich „seine Kinder“, nennen. Es sollte also klar werden, dass Mitarbeiter, wenn ihnen die Möglichkeit der Problemlösung geboten wird, sogar eine höhere Arbeitsmotivation vorweisen. In diesem Beispiel könnte schon eine Arbeitszeitverschiebung um gerade mal 10min, zu einer beiderseitigen Lösung führen und einen großen Druckfaktor von dem Mitarbeiter nehmen, sodass er besser arbeiten kann.
Dieses Beispiel sollte verdeutlichen, wie banal wirkende Prozesse, wie die Kommunikation bei Unpünktlichkeit eines Mitarbeiters, das Arbeitsklima maßgeblich verändern können. Ohne entsprechende Kommunikation, wäre diese Information wahrscheinlich nicht zum Entscheider durchgedrungen.
Konstruktive Kritik:
Man sollte konstruktive Kritik mit Bedacht und Einfühlungsvermögen geben. Statt bloßer Kritik sollte man konkrete Beispiele anführen und alternative Lösungen vorschlagen. Das Wichtigste ist, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu bieten, Feedback zu geben und ihm den Raum zu eröffnen, aus Fehlern zu lernen. Dabei sollte Lob immer im Fokus stehen, da Anerkennung für gute Leistungen leider oft zu kurz kommt. Seine Arbeit zu verrichten, wird oftmals als selbstverständlicher Teil des Arbeitsaufwandes gesehen, weshalb Kritik im Vakuum ohne Lob viel schwerer wiegt.
Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen positiver Rückmeldung und konstruktiver Kritik ist somit der schwierige Spagat, den eine Führungskraft zu bewältigen hat, um intrinsische Motivation zu erzeugen.
Fazit
Insgesamt ist die Kommunikation als Vorgesetzter eine kontinuierliche Lernreise, die Geduld, Empathie und im besonderen Maße ein offenes Ohr erfordert.
Wenn die genannten Prinzipien angewendet und man an den Kommunikationsfähigkeiten arbeitet, kann nicht nur ein effektiverer Vorgesetzter aus einem werden. Es wird zudem ein unterstützendes und inspirierendes Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter geschaffen.